Egy nagyon egyszerű módszer a munka elvégzésére
A cikk eredetije a Zen Habits weboldalon jelent meg a következő címen: The Really Simple Way to Get Work Done. Három hete követem ezt a módszert és nagyban segített, hogy átlendüljek az analízis-paralízisen és a halogatáson. Egyszerű módszer, ami nálam bevált.
Képzeld el, hogy az egésznapi munkáddal már délre végzel. Lehetetlennek tűnik, igaz? Nem kellene, hogy így legyen. Ha kiiktatjuk azt az időt, amit halogatással, és egyebekkel töltünk, akkor az egész napi munkával könnyen végezhetünk délre.
De ilyen produktívnak lenni nem egyszerű. Tanácsok általában két formában érkeznek. Egyik fajtájuk a „Csináld most!” kategória, ami hosszú távon ritkán működik. Vagy ott vannak az olyan komplex rendszerek, mint a Getting Things Done, amelyek működnek, de tucatnyi listát és megszállott elkötelezettséget igényelnek.
Én egy harmadik alternatívát szeretnék megosztani. Egy olyan megközelítést, ami a halogatás pszichológiáját használja az összpontosítás eléréséhez, miközben elég egyszerű ahhoz, hogy ne eméssze fel túl sok energiánkat a betartása.
A halogatás pszichológiája
Mielőtt elárulnám az orvosságot, nézzük meg a betegséget. Mindenki halogat. De ha megkérdezed miért, a legtöbben megvonják a vállukat, és mondanak valamit az önfegyelem, és a motiváltság hiányáról.
Egyes esetekben ez talán igaz is. De nagyobb részben nem a lustaságot, vagy a fásultságot okolnám. Helyette néhány kevésbé nyilvánvaló okot említenék, ami véleményem szerint a legnagyobb problémát okozza.
A halogatás oka #1: Nem tudjuk, mikor álljunk meg
A halogatás legtöbbször nem attól van, hogy nem tudjuk, mikor kezdjünk neki valaminek. Hanem attól, hogy nem tudjuk, mikor fejezzük be.
Ez elsőre értelmetlennek tűnhet. Először el kell kezdeni valamit, ahhoz, hogy befejezzük, és ha elkezdtük, akkor már nem halogatunk. De ez a logika félrevezető.
Fontos oka a halogatásnak a feladatok végtelen sorától való félelem. Ez az a mögöttes stressz, amit az, az érzés okoz, hogy túl sok még a munka, és bármilyen erőfeszítés hiábavaló rövid távon.
Ezt a stresszt lecsökkenthetjük azzal, hogy definiálunk egy pontosan meghatározott célt. Ha látjuk a feladat végét, sokkal könnyebb összegyűjteni az energiát a sprintre.
A halogatás oka #2: Időben mérjük a munkát, nem feladatban
Az, hogy órában, és nem feladatban mérjük a munkát, egy könyvelői leegyszerűsítés az ipari korból. Ha kreatív, vagy tudás központú munkád van, a teljesítmény sokkal fontosabb, mint a belefektetett idő.
Ha a munkádat időben méred, nem fekteted bele azt az energiát, amit akkor tennél, ha az elvégzett feladatban mérnéd. Még ha időkorlátok közé is vagy zárva, használhatsz olyan személyes produktivitási rendszert, amivel több mindent véghezvihetsz. Az idő elvesztegetése helyett, így a feladataidra koncentrálhatsz.
A halogatás oka #3: Idő-beosztás használata
Megváltoztatta az életemet egy könyv. Szokatlan címe volt: A teljes elkötelezettség ereje. - The Power of Full Engagement. A könyvben a szerző elmagyarázza, miért nem jó módszer az időbeosztás a munka elvégzése céljából. Helyette egy másik alternatívát ajánlott: az energia beosztást.
Az alapvető koncepciója az, hogy az energia fontos, és nem az idő, ha munkáról van szó. Csak bele kell gondolnunk, és rájövünk, hogy ez igaz. Erős koncentrálással, és lelkesedéssel háromszor annyi munkát tudunk elvégezni, ugyanannyi idő alatt. Tehát a napi 16 óra munka 8 óra helyett, csak a kiégéshez vezető út receptje.
Ebből a szemszögből a halogatás nem mindig a jellem hibája, gyakran azért történik, mert kimerült vagy. Ha sikerül elérned, hogy kimagaslóan produktív munkát végezz, amelyet az energia visszanyerése követ, akkor sokkal jobban teljesítesz majd.
Egy Rendkívül Egyszerű Produktivitási Rendszer
Ezt a három alapelvet követve: tudjuk, mikor kell megállni; feladat, nem idő; és az energia beosztása, sikerült egy szerfelett egyszerű rendszert kialakítanom a munka elvégzésére.
Mikor először kezdtem el használni ezt a megközelítést, megkétszereződött a teljesítményem, és gyakran fejeztem be a napi munkámat még dél előtt. Már több mint három éve használom, minden nehézség nélkül, és most meg is osztom veled.
A rendszernek három szabálya van:
- Minden hét végén csinálj egy új listát, ezzel a címmel, „Heti céljaim”. Írj bele mindent, amit el akarsz érni a következő hét napban.
- Minden este írj egy új listát, ezzel a címmel: „Napi céljaim”. A heti listádból válaszd ki, amit másnap el akarsz végezni.
- A Munkanap közben csak a napi listádra koncentrálj. Csinálj úgy, mintha más nem is létezne. Mikor végeztél, más munkát már nem végezhetsz aznap.
Három szabály, és két lista. Annyira agyatlan rendszer, hogy könnyen elsiklik az ember a pszichológiai ereje fölött.
Először is, azzal hogy megszabod a napi teendőidet és azt is, hogy aznap csak azokat a feladatokat végezheted el, olyan erős koncentrációt érsz el, amivel mindent elvégzel. A tudat, hogy utána bűntudat nélkül pihenhetsz majd, olyan motivációt ad ahhoz, hogy keményebben dolgozz, mint a végtelenített todo listák soha.
Másodjára, a heti célokkal elkerülheted azt a fajta halogatást, amikor direkt rövid napi célokat tűzöl ki magad elé, amelyekbnen nincsennek benne a fontos feladatok. Segít a abban is, hogy bűntudat nélkül lazíthass, mert pontosan tudod hogy, sínen vagy a héten, még ha egy nap korábban is végeztél.
Végül, pedig könnyű fent tartani. A GTD féle rendszer a kivételesen szervezett embereknek való, de én túl rendszertelen vagyok hozzá. Olyan megközelítést akarok, amiben a munkámra koncentrálok, és nem a sok lista, és a célok miatt kell aggódom.
Használható-e ez a rendszer egy rendes 8 órás munkahelyen?
Diákok, szabadúszók, vállalkozók, vagy teljesítmény orientált alkalmazottak számára ez a rendszer működik, úgy ahogy van. De mi van, ha nem fejezheted be a napod akkor, amikor elérted az összes napi célodat? Először is, munkaadód azért fizet, hogy elvégezd a munkádat és nem azért, hogy csak az asztalodnál ülj. Tim Ferris bestsellerében, a Négy órás munkahét-ben, azt írja, vannak olyan taktikák, amikkel elérheted, hogy kevesebbet dolgozz, feltéve, ha növeled a termelékenységed. Talán nem működik mindenki számára, de megéri figyelembe venni.
Másodjára, ezt a megközelítést módosíthatod úgy, hogy felosztod a munkád könnyű, és nehéz részekre. Hasonlóan Leo legfontosabb-feladatok elméletéhez, itt is kezdheted a nehéz munkával, amit általában halogatnál. Utána pedig, ha végeztél, akkor jöhetnek a könnyűek.
Stresszelj kevesebbet! Érj el többet!
Egyik nem várt mellékhatása volt ennek a rendszernek, hogy a stressz szintem drasztikusan csökkent. Nem éreztem bűntudatot amiatt, hogy korán befejeztem a munkát. Kevesebbet halogattam, így a sok stressz egyszerűen köddé vált.
Gyakran az egyszerű kellékek a legjobbak. Ehhez nem kell más, csak egy darab papír, ceruza, és három szabály. De magában foglal még rengeteg trükköt, amikkel elkerülhető a halogatás, anélkül, hogy a fenntartása miatt stresszelnél.
